Déclarer un événement

Événement se déroulant sur la voie publique ou dans un endroit non couvert et non clos.  

Voie publique : espace public ouvert à la circulation comme une route, rue, chemin… La chaussée, l’accotement de plein pied, la piste cyclable et le trottoir font partie de la voie publique. 

Domaine public : voie publique ainsi que les lieux publics avoisinants qui sont librement accessibles et terrains ouverts donnant sur la voie publique (parkings, places, parc publics…).

Sont ainsi considérés comme des événements en plein air, les rassemblements (cortèges, réunions, processions, manifestations, expositions) sur la voie publique et sur les lieux publics avoisinants qui sont librement accessibles (rues, places, parcs publics…) et sur les terrains ouverts (non clôturés) donnant sur la voie publique. 

Événement dans un lieu fermé et couvert tel qu’un bâtiment ou un espace assimilé (halle, chapiteau fermé…).

Les événements qui se déroulent sous un chapiteau entièrement clos et couvert, c’est-à-dire entièrement fermé tant sur sa longueur que sur sa largeur, et ce pendant toute la durée de l’événement, peuvent être assimilés à des événements organisés dans un bâtiment ou un espace assimilé. 

Dans tous les autres cas, c’est-à-dire dès qu’un côté au moins du chapiteau est ouvert ou risque d’être ouvert pendant la durée des événements, alors ces derniers doivent être considérés comme des événements en plein air.

A l’exception des événements privés qui n’ont pas d’impact sur le domaine public et des activités des clubs et associations dans leurs lieux habituels, un formulaire de déclaration doit être rempli pour tout autre événement et transmis à l’administration communale au moins 60 jours avant la date de l’événement.

Événement librement accessible au public, gratuitement ou non.

Il peut s’agir d’un événement accessible sur invitation générale adressée à la population (via les réseaux sociaux, affichages, média…), où le contrôle d’accès n’est pas nominatif (la présence d’un service de gardiennage orienté vers la sécurité n’en fait pas un événement privé) et où il n’y a aucun lien particulier entre l’organisateur et les participants. Exemples : un concert, un spectacle, une brocante, une foire commerciale, une marche style Adeps…

Événement où le public n’est pas admis indistinctement, dont l’entrée est liée à une invitation personnelle. L’organisateur doit pouvoir établir un lien personnel et individuel avec les personnes présentes.

Il peut s’agir d’un événement familial, mais aussi d’un événement destiné à des personnes invitées personnellement (fête d’entreprises, conférence sur invitation, soirée privée…).

Un impact sur le domaine public est présent si :

• l’événement perturbe temporairement la fonction normale des lieux où ils sont organisés (ex : utilisation d’un parc public, d’une rue…)
• ou entraine une situation de danger sur le domaine public (ex : chaussée ou trottoir totalement ou partiellement occupés, occupation d’une rue, impact sur la mobilité…)

Domaine public : voie publique ainsi que les lieux publics avoisinants qui sont librement accessibles et terrains ouverts donnant sur la voie publique (parkings, places, parc publics…).

Voie publique : espace public ouvert à la circulation comme une route, rue, chemin… La chaussée, l’accotement de plein pied, la piste cyclable et le trottoir font partie de la voie publique.

Les autorités en charge de la police administrative générale sont le bourgmestre sur le territoire de sa commune, le commissaire d’arrondissement et le gouverneur de province et le ministre de l’Intérieur.

Après analyse, l’autorité en charge de la police administrative peut décider de prendre des mesures de police administrative pour assurer la sécurité et tranquillité publique, ce qui se traduit notamment par des arrêtés de police ou des ordonnances de police dans certains cas (interdictions de stationnement, interdictions de circulation dans certaines rues, déviations…).

L’autorité peut également prescrire des mesures régulatrices de sécurité ou imposer des conditions à l’organisateur (ex : présence d’un service de gardiennage, contrôle de certaines installations par un service agréée, respect des normes de bruit…).

En cas de menace grave de troubles à l’ordre public ou pour la sécurité et/ou l’intégrité physique des participants ou de la population, l’autorité pourrait décider d’interdire la manifestation ou l’événement.

Les activités normales des clubs et associations (compétition, entrainement, réunions…) qui se déroulent dans les lieux habituellement prévus à cet effet (hall sportif, terrain de foot, salle de spectacle ou de réunion…) peuvent, le cas échéant, être dispensées de déclaration par le bourgmestre. Il s’agit essentiellement des activités habituelles réunissant les membres du club ou de l’association et leurs accompagnants.

Par contre, tout événement accessible au public ou ayant un impact sur le domaine public, qu’il soit organisé en plein air ou en lieu clos et couvert et qui ne répond pas aux critères ci-dessus reste soumis au formulaire de déclaration de l’événement. Exemple : repas annuel du club accessible au grand public, activité sportive en dehors des lieux habituels (trail, marche, course…).

Dans cette section, l’organisateur doit fournir un maximum de détails pour permettre au coordinateur en planification d’urgence local et au bourgmestre de se faire une idée précise de l’événement.

Ces informations seront utilisées soit en vue d’instruire une demande d’autorisation du bourgmestre, soit en vue de prendre des mesures pour assurer la sécurité de l’événement.

Cette section doit permettre au coordinateur en planification d’urgence et au bourgmestre de visualiser rapidement le déroulement et les différentes activités prévue au sein de chaque journée de l’événement.

Exemple :

01/07 – 11h : Ouverture du chapiteau, apéritif    Public debout – en mouvement

01/07 – 12h : Repas                                                 Public assis – statique

01/07 – 14h : Activité jeux anciens                       Public debout – en mouvement

01/07 – 18h : Soirée dansante                               Public debout – en mouvement

Cette section doit permettre au bourgmestre de prévoir les mesures de police administrative et les moyens policiers qui seront nécessaires pour encadrer l’événement.

Il convient donc notamment d’y préciser :

• Les interdictions de stationner souhaitées en précisant les dates, heures et lieux ;
• Les interdictions de circuler souhaitées en précisant les dates, heures et lieux ;
• Les limitations de vitesse souhaitées en précisant les dates, heures et lieux ;
• Tout autre besoin en matière de circulation/mobilité.

Le plan d’implantation de l’événement reprendra les différentes interdictions et/ou limitations souhaitées.

• Afin d’analyser les impacts d’un événement sur la sécurité publique en général, il est important de disposer d’un plan d’implantation de l’ensemble du lieu où se déroule l’événement.
• Ce plan reprendra à l’échelle, le positionnement des infrastructures fixes et provisoires dans et autour de l’événement. On pense notamment à des salles, chapiteaux, buvettes, tonnelles, place occupée pour la manifestation, mais aussi les infrastructures ou zones destinées aux services de police et de secours, les dispositifs prévus pour l’organisateur, pour les artistes, exposants ou concurrents, la zone destinée aux entrées et sorties, la zone destinée au public, parking…
• Pour un événement à caractère itinérant (cortège, course, marche…), il est indispensable d’obtenir aussi une cartographie du parcours emprunté par les participants à l’événement ainsi que les zones de départ et d’arrivée.
• Il convient également de prévoir un point de rassemblement en cas d’évacuation, ainsi que des voies d’accès permettant l’entrée (Way In) et la sortie (Way Out) des services de police et des services de secours (Pompiers et services médicaux).
• Une légende expliquera de manière claire la destination de chaque infrastructure ou de chaque zone dessinée. Le nom des rues avoisinant la zone de l’événement sera indiqué également pour faciliter l’évaluation de l’impact de celui-ci sur le domaine public et sur la mobilité.

L’organisateur peut joindre d’initiative autant d’annexes qu’il estime nécessaire pour présenter son événement.

Toutefois, quatre annexes sont obligatoires :

• Une liste des missions confiées à la société de sécurité et/ou aux bénévoles engagés ;
• Un plan d’implantation et/ou un tracé du parcours réalisé à l’échelle, indiquant tant les infrastructures fixes (bâtiments, parkings, voiries) et provisoires (chapiteaux, tonnelles, gradins, autres…) qui seront utilisées lors de l’événement, que le point de rassemblement en cas d’évacuation, le positionnement des moyens préventifs et les accès pour les services de secours Way In/Out ;
• Un programme détaillé de l’événement. Un exemplaire du programme réalisé à l’attention du public est suffisant ;
• Le timing du montage et du démontage des infrastructures provisoires.

Le bourgmestre ou le coordinateur en planification d’urgence pourra au moment de l’analyse du formulaire de déclaration solliciter d’autres annexes auprès de l’organisateur afin de compléter le « dossier de l’événement ».